活动策划执行4大流程步骤,干货分享,直接上手

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发表时间:2020-09-01 23:26

  由于这种疫情,大多数公司让员工在家工作,但大多数网民说,他们曾在996在公司工作,但现在他们突然改为007在家工作。一方面,许多公司因为流行病而陷入危机,他们只能通过挤出劳动力来继续他们的生活。另一方面,由于在家拖拖拉拉,工作效率严重低下。你是哪种情况?


  至于公司的活动策划执行职位,不管你在天涯海角,要做的计划还是要改变的计划都需要改变。在我看来,活动策划执行岗位是一个和程一样掉头发的岗位,但基层一线的活动策划执行却拿着比黄袍和外卖兄弟还要少的工资。这里没有轻蔑,只是想表达计划在白领中并不容易混合。


  然后,在这个流行病时期,没有人会打断我们的活动策划执行大师的灵感。是时候让计划中的兄弟姐妹升级了。今天,我想和大家分享关于活动策划实施过程的详细干货。我希望在提高效率的同时,我们能早日成为活动策划执行之神,过上美酒咖啡的生活。


活动策划执行


  活动策划执行的整体实施过程


  活动策划执行的实施过程一般包括接触过程、计划过程、控制过程和标准控制工具。在这些过程中,我们需要整合资源,构建整体活动模式,并规范实施安排。


  注:流程图中的现场桌面是指专门用于各种活动的舞台脚本。在举行过程中,必须使用案头书,而不是脚本。课桌书规定并清楚地安排指令,如顺序、时间、灯光变化、音效、道具安排等。在活动的具体安排上,台下书籍一般分为灯光书籍、道具书籍、音效书籍等。仅由灯光控制器、声音控制器、首席观众坐席和其他负责其职责的人员使用。


  1.参与过程


  项目的联系,包括第一阶段、中间阶段和后期阶段,应从前期需求的初步联系和了解,到方案的拟议修改,再到最终的最终报告。过程如下:


  (1)初步接触,明确意向


  在联系客户的初始阶段,相当于我们通常所说的谈论客户,所以我们需要准备公司的宣传册、PPT、宣传视频等相关材料,展示公司的优势和资源,以及活动的经验和案例。


  谈判时,我们应该有意识地了解客户公司做什么,公司品牌的音调是什么,活动项目想以什么方式实现。公司要做多少预算,要达到什么规模效果,是否有初步想法,等等,都是为后续的初步方案做准备。当然,了解参与这个项目的其他公司的关键人物和合作意向是非常重要的。毕竟,与一些欺骗草案和计划的公司见面是浪费青春。(2)详细谈判和反复沟通


  在后续的谈判中,有必要强调我们公司可以合作的资源和可以借鉴的案例(毕竟,让客户找到他们想要的东西更直观),实际上是为了避免客户不知道他们想要什么。在这一阶段,活动的初步框架将会制定出来,应该明确展示什么样的主题和形式,因为如果不确定,以后就会改变,一切都会改变。


  如果在沟通的初期,我公司可以提供2-3个草稿的初步框架供客户选择,观察客户的倾向,明确活动目的的重点和难点,为客户缩小范围,然后讨论客户对活动的具体要求和建议。


  (3)项目报告及最终确认


  在根据客户意见修改调整后的计划(包括计划部分、宣传部分、执行部分和详细预算)后,我们将进入最终方案。我们应该穿上衬衫,准备好电脑、投影仪、PPT、翻页笔进行报告,并将计划打印成册。在现场提议时,安排好分工,比如谁来汇报,谁来回答问题,谁来做决定,等等。


  注:合同何时签署和支付取决于我们如何与客户沟通。在提出完整的方案之前,签订合同确认合作更为稳定。当然,有许多大客户需要供应商的竞争性展示,所以在确认合同条款和签署合同之前,建议书需要相对完整。


  2.活动策划执行过程


  这里介绍的计划流程并不是按照一般的工作项目来划分的,比如查找信息、集思广益、设置主题、制作效果图和定义预算,而是按照我们的实际工作阶段来划分的。我认为从整体项目管理的角度来看会更清楚。


  (1)第一次活动策划执行会议


  项目的第一次策划会议主要由AE(客户总监)或AM(客户经理)主持,AE或AM(客户经理)会见客户,并准备客户简报(介绍项目要求和客户),以便活动部负责人能够领导部分策划和实施,参与总体策划。


  在了解了项目的需求和相关背景后,会议首先讨论了该项目是否值得跟进。毕竟,有些客户预算很少,但他们迫不及待地想去天堂,这非常困难。如果你觉得你能做到,让我们讨论活动的概念和表达。会后,有必要做一个初步的策划案例,逐层上报给公司,然后让负责客户的同事与客户沟通。


  (2)首次协调会


  AE/AM与客户沟通后,根据客户的意见确定基本方向。其次,有必要组织公司内部各职能部门的同事进行协调,如负责活动部,活动策划执行、执行、制作、设计师、媒体和信息专员(该职位是做类似申请人登记和信息整理的行政工作)。会上要落实活动策划执行案例的总体框架、表达形式和内容设计,明确预算范围内的基本费用,讨论宣传渠道和重点。


  会后,策划部应协调执行部、制作部、媒体部和其他同事共同制定计划初稿(包括策划计划、宣传计划和预算计划),然后将内容交给设计师进行包装(计划应穿上衬衫)。


  (3)细节的协调


  细节的协调是最重要的阶段之一。在这一阶段,除了前期参与的人员外,部门主管或公司领导也需要参与。会上应明确表达客户意见,使方案更加准确和适用,并确定方案的内容和实施细节。如果是相关客户,公司领导会在此时提出一些切实可行的意见。会上应提出并最终确定现场效果图、宣传计划、材料计划和预算计划(成本和报价)。


  会后,策划需要协调各环节的同事,最终确定策划实施方案,如活动内容、实施流程、人员分工、宣传计划、总体预算等。并落实实施工作组的分工和安排。之后,AE/AM起草一份合作协议,并与公司生产部门协调联系外包供应商,如印刷生产、场地、布局、会议、表演艺术、拍摄等。


  (4)实施协调会议


  本次会议的召开证明合作已经明确,至少在合同签订后,所有需要合作的同事都需要参加,包括合作的供应商。在会议上,有必要对最终确定的计划进行详细说明,对活动项目进行逐一分解(WBS工作结构),显示工作日程(甘特图),并分别列出工作各个部分的工作安排,以便每个同事能够清楚地了解分工。


  会后,项目正式成立。负责本项目的项目经理需要控制整体执行节奏,安排同事实施各种资源、外包和人员。


  3.控制过程


  不管是什么类型的项目,管理和控制工作都是这个过程中最重要的部分,因为不管一个项目是多么普通或者优秀,如果它不能顺利进行,一切都将是空洞的。


  (1)时间控制


  一般来说,活动时间不会改变,除非是由于不可抗力。时间的管理必须根据活动的最终时间进行反向,以确保每项工作都在合理的时间节点内进行安排和控制。


  (2)供应管理


  合作供应商应该是可靠的。毕竟,外包中有许多事情不是由他们自己完成的,如果他们不小心,很容易出错。在活动实施过程中,将涉及食物、服装、住房和交通、接待、印刷、布局、舞台、声音、道具、拍摄和录制等。项目领导需要有效地控制供应商以避免错误。(3)人力控制


  参与项目活动的人员,无论主管事项的大小,内部和外部人员,都应做好人事管理工作。每个人都知道自己的职责和职能,甚至包括客人和志愿者。


  4.标准控制工具(工作分解结构、甘特图表时间表)


  (1)任务


  把整个活动的工作一个一个分解成详细的任务,以便清楚地执行。


  (2)时间安排


  每项任务的安排应该明确何时开始和何时结束。


  (3)顺序


  按顺序安排每项任务。


  (4)节点


  需要监控活动的整体进度,并且有必要明确每个节点应该完成哪些关键任务。


  (5)分工安排


  每项任务都必须有相应的负责人。如果每个短视频平台节点都有问题,相应的负责人需要立即解决。


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